Gemiste afspraken : 6 reflexen om ze te beperken

Alle behandelaars kennen het: een klant die niet komt, zonder zich te melden. Zelden uit kwade wil, meestal door simpelweg te vergeten. Goed nieuws, de meeste van deze afwezigheden zijn te voorkomen met enkele gewoonten.

1. Bevestig aanvragen snel

Een klant die twee dagen op een antwoord wacht, heeft tijd om elders te boeken of te vergeten. Op ReflexoLib wordt een aanvraag met één klik vanuit de agenda bevestigd, en de klant ontvangt onmiddellijk een bevestigingsmail.

2. Laat de herinneringen hun werk doen

ReflexoLib stuurt automatisch een herinnering in de 24 uur voorafgaand aan de sessie. Controleer eenvoudig dat uw klanten een geldig e-mailadres hebben opgegeven bij de boeking.

3. Toon duidelijke annuleringsvoorwaarden

Stel een annuleringsdeadline in (standaard 24 uur) en schrijf een korte beleidslijn in uw instellingen. Deze worden op uw profiel weergegeven en bij het bevestigen van de boeking herhaald: de klant weet waar hij zich aan verbindt, en u hoeft later niet meer te onderhandelen.

4. Bied terugkerende sessies aan

Voor regelmatig gevolgde klanten, maak een reeks sessies: eenmaal per week, elke twee weken… Elke sessie blijft individueel aanpasbaar. Een vaste afspraak wordt veel minder vaak vergeten dan een eenmalige afspraak.

5. Vermijd dubbele boekingen

Als u een andere agenda bijhoudt, importeer deze: tijdslots die al elders bezet zijn, worden niet meer aangeboden. Een klant die arriveert en ontdekt dat het tijdslot al bezet was, zal niet terugkomen.

6. Houd contact na de sessie

Een bericht na de eerste sessie, een snel antwoord op een vraag: een klant die zich begeleid voelt, meldt zich wanneer hij een verhindering heeft. De berichtenfunctie van uw behandelaar-omgeving is hiervoor bedoeld.

Belangrijk om te onthouden

Snelle bevestiging, automatische herinnering, zichtbare annuleringsregels en regelmatige sessies: deze vier hefbomen regelen het grootste deel van de vergeten afspraken.

Ontdek de agenda van ReflexoLib